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Wie gestalte ich die ersten Tage in meinem neuen Scrum Master Job?

von Justina will ans Meer, posted in Allgemein, Scrum

Wie fange ich an? Darüber habe ich mir wochenlang bevor ich meinen ersten Tag als Scrum Master startete, Gedanken gemacht.

Leichter wäre es sicherlich in einem Team neu anzukommen, wenn man sich im Büro treffen könnte. Da wir uns jedoch momentan Mitten in der Covid 19 Pandemie, und zwar in der 4. Welle befinden, blieb diese Möglichkeit aus.

Nun ist es nunmal so, dass ein wesentlicher Erfolgsfaktor in der Arbeit eines Scrum Masters darin liegt, seine Teammitglieder und deren Bedürfnisse zu kennen. Teamdynamiken zu sehen und zu verstehen, gehören zu den wichtigsten Instrumenten eines Scrum Masters. Im virtuellen Raum ist es als Newbie im Team geradezu unmöglich zu spüren, ob Spannungen im Raum existieren. Ein wichtiger erster Schritt im neuen Job ist es also dein Team und demnach deine Teammitglieder kennenzulernen. Das Einstellen von Eins zu Eins Kennenlernterminen gehörte demnach zu den ersten Aktivitäten, die ich als Scrum Master tätigte.

In den nächsten Tagen versuchte ich durch Teilnahme an Architekturrunden oder Produktentwicklungsrunden der Entwickler wichtige Informationen für mich herauszuziehen, aber auch Präsenz zu zeigen. Dadurch, dass wir nicht gemeinsam in einem Büro sitzen, ist es wichtig zumindest am Anfang in einzelnen fachlichen Meetings anwesend zu sein. So zeigt man dem Team, dass man sich für deren Themen interessiert, man lernt aber auch die Teammitglieder im sozialen Kontext kennen. Wer ist Wortführer, wer hält sich eher zurück, wer ist ausschweifend in seinen Erklärungen und wer eher der kurze, präzise Kommunikator? Gibt es Spannungen oder diskutiert man harmonisch auf Augenhöhe? Diese Beobachtungen, gerade zu Beginn von neuen Tätigkeiten, zeigen einem schnell auf, wo man sich in der agilen Transformation befindet, wo noch Potenziale sind und wo das Team schon ganz wunderbar agiert.

Wenn man Glück hat und in ein Team kommt, in dem es einen Scrum Master gibt, den man über kurz oder lang ersetzen soll, sollte man die Gelegenheit ergreifen und diesem Scrum Master über die Schulter schauen. Fragt ihn/sie, ob ihr ihn/sie in diversen Meeting begleiten dürft und beobachtet, schreibt auf und hinterfragt anschließend in einer ruhigen Minute, in der ihr beide Zeit zum reflektieren habt.

Wichtig finde ich zudem die ersten Tage mehr in die Beobachterrolle zu schlüpfen. Zeigt Interesse indem ihr erst mal unkritisch nachfragt und nicht hinterfragt. Gerade zu Beginn sollte man als Neuer/Neue im Team nicht gleich mit Kritik um die Ecke kommen. Ich bin mir sicher, ihr habt ganz viele neue Ideen und Vorschläge, kann jedoch nur empfehlen diese gerade am Anfang eher wohl dosiert ans Team heranzutragen. Ihr möchtet eurem Team ja sicherlich nicht das Gefühl geben, dass es bisher alles falsch gemacht hat.

Meinen allerersten Tag im neuen Unternehmen durfte ich gleich in unzähligen Meetings verbringen, denn wie es der Zufall wollte, lag mein Startbeginn genau an einem Sprintwechseltag. Ich bekam also gleich an meinem ersten Arbeitstag die volle Bandbreite ab. Sprint Review, Retrospektive und Sprint Planning. Zwischendurch Arbeitsgerät einrichten, mit der IT telefonieren, Personalabteilung kontaktieren. Vorteil war hier, dass ich gleich mitbekam wie der Sprintwechsel ablief, Nachteil war eindeutig, dass ich durch die unzähligen vielen neuen Eindrücke: neue Menschen, neues Unternehmen, neuer Standort, neue Unternehmenssprache, neue Technik, neue Büroräumlichkeiten, gar nicht alles aufnehmen konnte. So richtig kann ich mich nicht mehr daran erinnern welche fachlichen Inhalte an dem Tag im Team besprochen wurden. In der Retrospektive bekam ich die Gelegenheit das Team kennenzulernen, also virtuell. So einen ersten Arbeitstag würde ich euch nicht empfehlen. Wenn ihr also steuern könnt, wie ihr euren ersten Arbeitstag gestalten möchtet, dann nehmt euch erst mal Zeit im neuen Unternehmen anzukommen, richtet eure IT ein und lernt eins zwei Schlüsselpersonen kennen.

Ich hoffe ich konnte euch einen guten Einblick in meine ersten Tage als Scrum Masterin in einem neuen Unternehmen geben und ihr könnt aus meinen Erfahrungen schöpfen.

Wie war eure ersten Tage als Scrum Master? Habt ihr Best Practices, die ihr mit uns teilen möchtet? Lasst uns ins Gespräch gehen.

Cheers, Justina

8 Tipps um die remote Kommunikationsbereitschaft in Team zu fördern

von Justina will ans Meer, posted in Scrum

Kennt ihr auch das Problem? Ihr gebt euch die größte Mühe in eurem Scrum Team, das gerade komplett remote arbeitet, Kommunikation herzustellen, bekommt aber nicht die gewünschte Reaktion eurer Teammitglieder auf eure Bemühungen. Die Kommunikationsbereitschaft im Team ist geradewegs bei 0. Das muss gar nicht daran liegen, dass gravierende Probleme in der Teamdynamik existieren. Vielleicht liegt es einfach daran, dass du ein neu zusammengewürfeltes Team betreust und die sich darin befindenden Individuen ganz einfach verunsichert sind wie sich zu verhalten ist, bzw. was gängige Praxis ist, welche Gesprächsinhalte erwünscht sind oder welche Remote Hygiene im Unternehmen etabliert ist.

Meine Top 8 Tipps für mehr Kommunikation im Team helfen dir sicherlich ein kleines Stück weiter:

1. Namen und Rollen der Teammitglieder kennen

Klingt banal, ist es aber nicht. Jemanden beim Namen anzusprechen und grob zu wissen mit welchen Aufgaben er/sie sich den ganzen Tag beschäftigt und welche fachliche Expertise er/sie mitbringt, trägt sehr viel dazu bei, dass sich die Person im Team ernst und wichtig genommen fühlt. Als Scrum Master sollte man eine wertschätzende Haltung gegenüber seinen Teammitgliedern an den Tag legen und als Vorbild mit seinem Verhalten für die anderen Teammitglieder agieren.

2. Virtuelle Café-Küche etablieren

Es ist unmöglich sich remote richtig kennenzulernen, wenn man sich nur in fachlich angesetzten Meetings wie Dailys, Reviews und Sprint Plannings trifft. Wichtig ist es einen Raum zu schaffen, der den Mitarbeitern eine Gelegenheit gibt sich auch off topic auszutauschen. Sei es in der virtuellen Café-Küche, in einem offenen Zoom Call oder im Slack Channel. Als Scrum Master solltest du hier eine Vorreiterrolle übernehmen und deinem Team zeigen, dass es erwünscht ist sich über privates auszutauschen. Du kannst z. B. ganz locker Themen ansprechen oder Bilder von Tieren posten und zu einer Dog Picture Challenge aufrufen. Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt, sei mutig.

3. Icebreaker zu Meetingbeginn

Um locker in ein Meeting zu starten, könnte man am Anfang des Treffens mit einem kleinen Icebreaker beginnen. Hier bieten sich ganz rudimentäre Fragen an wie: Was habt ihr heute Morgen gefrühstückt, welche Netflixserie habt ihr gestern geschaut oder was ist euer Lieblingsreiseziel. Im Grunde genommen ist es fast egal was man fragt, hauptsache man kommt ins Gespräch. Psychologische Studien zeigen auf, dass es wahrscheinlich ist, dass wenn jemand einmal zu Wort kam, sich derjenige auch traut öfter zu kommunizieren.

4. Online Spiele zum Auflockern

Bisschen Klischeehaft, aber wirksam. Falls du an ein wirklich schweigsames Team geraten bist, frag nach in welchen virtuellen online Spielplattformen sich diese bewegen und rege ein außerbetriebliches Treffen in dieser Plattform an. Es ist durchaus realistisch, dass das Team beim gemeinsamen Gamen eine gewisse Teamdynamik entwickelt, die sich dann auch auf den Arbeitsalltag auswirken wird.

5. Thema des Tages vorgeben

Eine weitere coole Möglichkeit Austausch zu fördern ist ein Gesprächsthema für den Tag vorzugeben, hier wieder die Vorreiterrolle zu übernehmen und so das Team zu ermutigen sich zu dem gesetzten Thema im gemeinsamen teaminternen Chatchannel, z. B. Slack, auszutauschen. Ein Thema des Tages könnte z. B. das Teilen eines Liedes, mit einem kurzen Kommentar warum man gerade das Lied teilt, sein. Hier lernt man sich gegenseitig besser kennen und bildet gleichzeitig eine gemeinsame Teamkultur.

6. Beginnt den Tag in unterschiedlichen Sprachen

Viele von uns haben einen Migrationshintergrund oder sind verliebt in andere Länder und deren Sprachen. Begrüßt euch doch morgens mit eurer Lieblingssprache und erzählt euch eine kleine Anekdote wieso, weshalb, warum gerade diese Sprache die Sprache eurer Wahl ist.

7. Eine positive Feedbackkultur etablieren

Egal in welchem Meeting, ob fachlicher oder persönlicher Natur, zeige dem Team auf, dass man wertschätzend miteinander umgehen soll. Auch wenn man nicht immer einer Meinung sein kann, sollte man Kritik immer wohlwollend und auf keinen Fall angreifend formulieren. Lebe eine positive Feedbackkultur vor und weise deine Teammitglieder darauf hin, dass in eurem Team Wertschätzung und Respekt eine große Rolle spielen. Falls du Schwierigkeiten bei manchen Teammitgliedern wohlwollendes Feedback zu geben, erkennst, organisiere einen Workshop, um mehr Raum für dieses Thema zu bekommen und nachdrücklich aufzuzeigen, dass es wichtig ist eine positive Feedbackkultur zu etablieren und effiezeit miteinander arbeiten zu können.

8. Erkenne Angstfaktoren und versuche diese zu eliminieren

Falls alle deine Bemühungen nicht fruchten, beobachte, woran das liegen könnte. Sind manche Teammitglieder zu schüchtern, dass sie sich trotz allem nicht trauen zu sprechen? Dann ermuntere sie, gib ihnen Raum. Gerade in Scrum Teams aber auch im remote Arbeitsalltag ist es wichtig miteinander ins Gespräch zu kommen. Bitte eins, zwei weitere Teammitglieder darum dich beim Ermuntern der schüchternen Teammitglieder zu unterstützen. Gemeinsam schafft ihr das.

Jetzt hast du schon ein paar konkrete Ideen an die Hand bekommen, wie man remote Kommunikation im eigenen Team fördern kann und ich hoffe ich konnte dir eins, zwei neue Impulse geben.

Falls du noch weitere coole Ideen zur remote Kommunikationsförderung im Scrum Team hast, dann lass uns darüber sprechen. Ich freue mich auf deine Kommentare.

Cheers, Justina

PSM I Seminar – lohnt es sich?

von Justina will ans Meer, posted in Scrum
PSM I Seminar – lohnt es sich?

Im Vorfeld zu meiner Scrum Master Prüfung von scrum.org habe ich ein Scrum Master Seminar belegt um mehr zum Thema Scrum, der Rolle des Scrum Masters zu erfahren, mich auf die Prüfung vorzubereiten und um Kontakte zu anderen Scrum Mastern in unserem Unternehmen zu knüpfen. Ob sich die Teilnahme an dem Seminar gelohnt hat und ob ich die Prüfung auch ohne die Teilnahme an dem Seminar bestanden hätte, davon erzähle ich euch jetzt.

Grundsätzlich fand ich den Aufbau vom Seminar sehr schön. Der Trainer hatte einen Mix aus fachlichen Vorträgen und Übungsaufgaben parat und so konnte man sich in kleinen Teams zu fachlichen Themen austauschen und über das ein oder andere diskutieren. Da aufgrund der Covid-19 Pandemie die Veranstaltung online durchführt wurde, war die allgemeine Diskussion in der großen Gruppe eher zurückhaltend. In den kleinen Gruppen, die aus 3-4 Personen bestanden, war diese angeregt und spannend. Also wie ihr schon raushört, die Gruppendynamik in diesem Kurs war nicht optimal, der Trainer hat versucht Austausch zu fördern, hatte aber durchaus seine Schwierigkeiten, so dass ich mit ihm Mitleid empfand und nicht nur einmal die Stille im virtuellen Raum füllte.

Der Trainer benutze als Visualisierungsmittel ein Conceptboard. Hier war es nicht nur ihm sondern auch dem ganzem Team möglich interaktiv an dem Board zu gestalten und Ergebnisse des Teams zu visualisieren und anhand des Conceptboards vorzustellen. Die gesamte Kommunikation fand via Zoom statt und dem Trainer war es möglich kleinere Gruppen via Zoom in entsprechende Teams zu setzen und so Gruppenarbeiten zu veranlassen. Klasse Konzept.

Wir sprachen zunächst über das Agile Manifest und dann über das Scrum Framework und die Rollen, die Teil von Scrum sind. Wir beschäftigten uns mit allen Rollen, also dem Dev. Team, dem Product Owner und dem Scrum Master, wobei wir die Rolle des Scrum Masters ganz besonders unter die Lupe nahmen, da wir ja schließlich ein Scrum Master Seminar belegten und diese Rolle wohl auch die meisten Kontroversen innehat. Wir definierten den Scrum Master als Moderator, sowie Coach, der dem Team und PO hilft. Er ist verantwortlich für die Einhaltung der Scrum Werte und des gesamten Scrum Frameworks. Er beseitigt Hindernisse und stellt sicher, dass das Team produktiv arbeiten kann.  Er unterstützt die Zusammenarbeit zwischen allen Rollen und vertritt die Scrum Teams gegenüber dem Management und zu guter Letzt schützt er das Team vor äußeren Störungen. Der Scrum Master hat eine wirklich wesentliche Rolle in Scrum, ohne ihn kann entwickeln nach Scrum nicht funktionieren.

Wir sprachen zusätzlich über das Product Backlog, das Sprint Backlog und alle Events, die zu Scrum gehören. Einen Fokus legten wir auf die Retrospektive, in der man über Konflikte, Höhen und Tiefen und Verbesserungen in der Teamarbeit spricht und gerade bei diesem Event der Scrum Master viel Input liefern kann. Weitere Inhalte waren Interdisziplinarische Teams, Scrum Werte und Säulen, relative Schätzungen, sehr interessant, Velocity und Metriken im Allgemeinen, die Definition of Done und Ready, das Scrum Board, das Thema Coaching und Prüfungsvorbereitung.

Wir haben uns mit Prüfungsfragen vielleicht insgesamt 2 Stunden befasst. Das Seminar war auf 2 Tage ausgelegt, zu jeweils 8 Stunden. 2 Stunden sind da natürlich relativ wenig, ich fand den zeitlichen Aufwand jedoch angemessen, denn alle Fragen, die in der PSM I Prüfung abgefragt werden, kann man sowieso nicht behandeln und eine allgemeine Einführung wie die Fragen aussehen könnten und worauf man bei der Prüfung und Prüfungsvorbereitung achten muss, empfinde ich als genug Input. In der Prüfung selbst wird so viel Transferwissen abgefragt, dass es demnach durchaus sinnvoller ist in dem Seminar inhaltliche Aspekte zu behandeln, als nur stupide auf Prüfungsfragen einzugehen.

In meiner Prüfung lag der Fokus irgendwie auf der Definition of done. Wir haben zwar im Seminar über die Thematik gesprochen, aber nur kurz am Rande. Ich glaube im Nachhinein hätte es mir gefallen noch mehr über das Thema zu erfahren, vor allem weil auch im Scrum Guide nicht besonders viel über das Thema gesprochen wird.

Um jedoch auf meine Ausgangsfrage, ob es sinnvoll ist, im Vorfeld zur PSM I Prüfung ein PSM I Seminar zu besuchen, zurückzukommen, kann ich diese mit einem klaren Ja beantworten. Ich habe viel wertvolles Wissen an die Hand bekommen. Und bin sehr froh darüber, dass ich mich mit anderen Experten zu deren Arbeitsalltag und Problemen austauschen konnte und würde jedem empfehlen den gleichen Schritt zu machen und in ein Seminar zu investieren. Vielleicht habt ihr ja Glück und auch euer Arbeitgeber zahlt euch diesen.

Ich wünsche euch einen regen Austausch und drücke die Daumen für die Prüfung! Ihr könnt mir auch Kommentare hinterlassen, falls ihr Rückfragen habt. Ich beantworte eure Fragen gerne.

Cheers, Justina